Procedura Mediazione

Allegato A

Regolamento dell’Organismo di Mediazione “Conciliazione CILA” per la conciliazione delle Controversie Civili, Societarie e Commerciali

Art.1
Ambito di applicazione

Il presente regolamento si applica alla procedura di mediazione ai fini conciliativi (Mediazione ai sensi del Dl. 180/2010 come modificato dal Dl 145/2011 e dal Dl 69/2013).
Il regolamento si applica alle mediazioni amministrate dall’Organismo di Mediazione in relazione a controversie nazionali. Le controversie internazionali possono essere soggette ad altro regolamento.
In caso di sospensione o cancellazione dal registro, i procedimenti di mediazione in corso proseguono presso l’organismo scelto dalle parti entro 15 giorni dalla data di sospensione o cancellazione. In mancanza, l’organismo è scelto dal Presidente del Tribunale del luogo in cui la procedura è in corso.
La mediazione ha una durata non superiore a 3 mesi dal deposito dell’istanza. In caso di ricorso alla procedura su disposizione del giudice, il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell’istanza. In ogni caso, l’incontro preliminare viene fissato entro 30 giorni dalla domanda. La prosecuzione del procedimento è rimessa alla volontà delle parti.
L’organismo comunica l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura. L’istante, in aggiunta all’organismo, può farsi parte attiva, con ogni mezzo idoneo, per effettuare le comunicazioni alla controparte.

Art.2
Avvio della mediazione

La parte che intende avviare la mediazione può farlo depositando la domanda di avvio presso la sede dell’organismo.

La relativa modulistica è stata predisposta sia in forma on line, pubblicata sul sito www.conciliazionecila.it, sezione “modulistica”, sia in forma cartacea ritirabile presso la segreteria amministrativa dell’Organismo.

La domanda deve contenere:

a) il nome dell’Organismo di Mediazione;

b) nome, cognome, dati identificativi e recapiti delle parti e di loro eventuali rappresentanti e/o consulenti presso cui effettuare le dovute comunicazioni;

c) l’oggetto del contenzioso;

d) le ragioni della pretesa;

e) il valore della controversia individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile.

Per le liti di valore indeterminato, indeterminabile – ovvero dove vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima –, l’Organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di € 250.000, e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.
In caso di ricorso alla procedura su disposizione del giudice, il termine decorre dalla scadenza fissata dal giudice per il deposito dell’istanza.

L’Organismo comunica l’avvenuta ricezione dell’istanza e ogni altro elemento necessario allo svolgimento della procedura.

La mediazione e le comunicazioni tra tutte le parti potranno avvenire anche con modalità telematiche come descritto sul sito www.conciliazionecila.it dove può essere scaricata tutta la modulistica.

L’accesso e il funzionamento della piattaforma telematica per la mediazione in videoconferenza sonno descritti nel appendice n.3, allegata al presente regolamento.

Art.3
Luogo e modalità della mediazione

La mediazione si svolge nelle sedi comunicate ed accreditate presso il Ministero della Giustizia. In alternativa, l’Organismo può fissare lo svolgimento della procedura in altro luogo ritenuto più idoneo con il consenso di tutte le parti e del mediatore.
La proposta può essere formulata dal mediatore anche in caso di mancata partecipazione di una o più parti al procedimento di mediazione.

Art.4
Obblighi di riservatezza

Il procedimento di mediazione è coperto da riservatezza in tutte le sue fasi.
Chiunque presta la propria opera o il proprio servizio nell’Organismo o comunque nell’ambito del procedimento di mediazione è tenuto all’obbligo di riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento medesimo. La suddetta limitazione riguarda anche il mediatore in tirocinio previsto nell’art.2 del Dl 145/2011.
Il mediatore è tenuto alla riservatezza nei confronti delle parti rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso delle sessioni separate e salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni.
Le parti e ogni altra persona presente agli incontri di mediazione, ivi inclusi i mediatori in tirocinio, gli avvocati e i consulenti, hanno l’obbligo di mantenere la massima riservatezza e non possono presentare come prova giudiziale o di altra natura, suggerimenti, informazioni, circostanze che sono stare espresse durante gli incontri di mediazione.
L’Organismo iscritto è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito di cui all’art.4, comma 3, lettera b del Dl 145/2011. Il tirocinante, in ogni caso, è tenuto alla riservatezza rispetto alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite nel corso dell’intero procedimento di mediazione.
L’organismo assicura adeguate modalità di conservazione e di riservatezza degli atti introduttivi del procedimento, sottoscritti dalle parti, nonché di ogni altro documento proveniente dai soggetti di cui al comma che precede o formato durante il procedimento.

Art.5
Nomina del mediatore

Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco interno dei mediatori iscritti con provvedimento del Responsabile del Registro.
La lista dei mediatori è consultabile sul sito www.conciliazionecila.it sezione “mediatori”.

I mediatori inseriti nell’elenco dell’Organismo dovranno essere in possesso di una specifica formazione e uno specifico aggiornamento, almeno biennale, acquisiti presso gli enti di formazione in base all’art.18 del Dl 180/2010 modificato con Dl 145/2011, nonché avere partecipato, nel biennio di aggiornamento e in forma di tirocinio assistito, ad almeno 20 casi di mediazione svolti presso organismo iscritti.

L’organismo iscritto è obbligato a consentire gratuitamente il tirocinio assistito di cui all’art.4, comma 3, lettera b del Dl 145/2011.

In tal senso le parti verranno portate a conoscenza in merito alla presenza dei mediatori-tirocinanti che presenzieranno alla procedura, facendo presente che gli stessi, in ogni caso, sono tenuti a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione.

Nell’assegnazione degli incarichi, l’Organismo si attiene a quanto previsto nell’art.3, comma 1, lettera b del Dl 145/2011 secondo cui, nel regolamento di procedura, devono essere stabiliti criteri inderogabili per l’assegnazione degli affari di mediazione predeterminati e rispettosi della specifica competenza professionale del mediatore, desunta anche dalla tipologia di laurea universitaria posseduta.

A tal fine, il Responsabile dell’Organismo provvede a raggruppare per categorie di massima i mediatori iscritti nel proprio elenco, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (giuridica, giuridico-economica, tecnico-scientifica, umanistica, medica, ecc.) nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascun mediatore (tenendo conto del periodo di svolgimento dell’attività di mediazione, del grado di specializzazione, dei contributi scientifici redatti, del numero di mediazioni svolte, del numero di mediazioni svolte con successo, ecc.).

Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori, dunque, si provvederà in primo luogo a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si procederà ad identificare la specifica area di competenza professionale che appare maggiormente idonea.
In questo contesto, poi, ove trattasi di controversia rientrante in ambiti che, secondo la valutazione del Responsabile dell’Organismo, sono da considerarsi di normale gestione, potrà essere seguito un criterio di turnazione fra i diversi mediatori inseriti nelle singole aree di competenza. Ove trattasi, a giudizio del Responsabile dell’Organismo, di controversia che presenta profili di alta difficoltà (sia sul piano della definizione in diritto che di applicazione delle tecniche di mediazione) si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori di pari grado di competenza; la selezione fra gli stessi potrà essere compiuta secondo il criterio della turnazione. L’Organismo può fornire alle parti una lista di candidati ritenuti idonei, tenendo in considerazione l’eventuale preferenza espressa da questi, le specifiche competenze professionali ed eventuali conoscenze tecniche o linguistiche e la disponibilità del mediatore. Ciascuna parte può segnalare la propria preferenza per la nomina del mediatore. Se le parti non comunicano, in modo concorde, un nominativo entro 5 giorni, l’Organismo nomina il mediatore tra i candidati proposti, secondo i criteri sopra indicati.
La parti possono fornire una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nella lista dell’Organismo.

Art.6
Indipendenza, imparzialità e sostituzione del mediatore

Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e imparzialità, con esplicito riferimento al Codice europeo di condotta per i mediatori.
In casi eccezionali, l’Organismo può sostituire il mediatore prima dell’inizio dell’incontro di mediazione con altro della propria lista di pari esperienza.
A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, l’Organismo informerà la parti e provvederà alla sua sostituzione.
Il tirocinante che assiste alla procedura di mediazione è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità, neutralità e riservatezza rispetto all’intero procedimento di mediazione.

Art.7
Svolgimento della mediazione e poteri del mediatore

Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione nel mondo che ritiene più opportuno, tenendo in considerazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapida soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione. Il mediatore è autorizzato a tenere incontri congiunti e separati con le parti. Alcune fasi della mediazione possono svolgersi (previo consenso di tutte le parti) in videoconferenza o telefonicamente, su indicazione del mediatore.
Nei casi di cui all’art. 5, comma 1 del Decreto legislativo 28/2010 e successive variazioni, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria amministrativa dell’Organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai sensi dell’art.11, comma 4 del D.lgs 28/2010 e successive integrazioni.
Le parti hanno diritto di accesso agli atti del procedimento di mediazione da loro depositati in sessione comune e ciascuna parte ha diritto di accesso agli atti depositati nelle rispettive sessioni separate. Gli atti vengono custoditi dall’Organismo in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di 3 anni dalla conclusione della procedura.
Il mediatore e le parti concordano di volta in volta quali tra gli atti eventualmente pervenuti al di fuori delle sessioni private devono essere ritenuti riservati.
Il mediatore si riserva il diritto di non verbalizzare alcuna proposta:
a) se vi è opposizione alla verbalizzazione espressa nella clausola contrattuale di mediazione;

b) nel caso in cui almeno una parte vi si opponga espressamente;

c) in caso di mancata partecipazione alla mediazione di una o più parti;

d) in ogni caso in cui ritenga di non avere sufficienti elementi.

Sentite le parti, l’Organismo può nominare un mediatore diverso da colui che ha condotto la mediazione per verbalizzare una proposta conciliativa che produca gli effetti previsti dalla legge.

Art.8
Presenza delle parti e loro rappresentanza

Alle persone fisiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione personalmente. Le stesse possono farsi assistere da uno o più persone di propria fiducia. La partecipazione per il tramite di rappresentanti è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi.
Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione tramite un rappresentante fornito dei necessari poteri per definire una controversia.
In ogni caso, le parti devono essere adeguatamente assistite da un avvocato.

Art.9
Conclusione della mediazione

Conclusa la mediazione, il mediatore redige apposito verbale che viene sottoscritto dalle parti e dal mediatore che ne autentica le firme. Il mediatore dà inoltre atto dell’eventuale impossibilità di una parte a sottoscriverlo. L’accordo sottoscritto dagli avvocati che assistono tutte le parti e che attestano e certificano la conformità del medesimo alle norme imperative e al ordine pubblico è immediatamente esecutivo.

Nei casi di cui all’art.5, comma 1 del Decreto legislativo 28/2010, il mediatore svolge l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e la segreteria dell’organismo può rilasciare attestato di conclusione del procedimento solo all’esito del verbale di mancata partecipazione della medesima parte chiamata e mancato accordo, formato dal mediatore ai senti dell’ art.12, comma 4 del D.lgs 28/2010 e successive integrazioni.
Al termine di ogni procedura di mediazione, a ciascuna parte viene consegnata la scheda di valutazione del servizio, allegata al presente regolamento (appendice n.2), da trasmettere al Responsabile del Registro degli Organismi di Mediazione tenuto dal Ministero della Giustizia.

Art.10
Mancato accordo

Qualora non si pervenga a un accordo, il mediatore redige un processo verbale con il quale dà atto della mancata conclusione dell’accordo.

Ove sia stato richiesto dalle parti o se lo abbia ritenuto opportuno, in caso di mancato raggiungimento dell’accordo, il mediatore, nel redigere il processo verbale, da, inoltre, atto della proposta di mediazione dallo stesso sottoposta alle parti. Il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere.

Art.11
Indennità

Le indennità dovute dalle parti sono quelle previste dal Dl 180/2010, come codificato dal Dl 145/2011, art.16, dal Dl 69/2013 e della tabella liberamente redatta dall’Organismo.
Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora l’organismo si avvalga di esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i tribunali, il loro compenso viene determinato secondo le tariffe professionali, se esistenti, o diversamente concordato con le parti, e il pagamento delle relative parcelle non rientra negli importi previsti in tabella.

Le spese di mediazione sono corrisposte dopo il primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà, qualora le parti diano il consenso a iniziare la procedura. Se il consenso non viene dato, sono comunque dovute le spese di avvio.

Le spese di mediazione comprendono i costi di amministrazione e l’onorario del mediatore, nella misura rispettivamente del 60% e del 40%. (Modificato con verbale dell’assemblea dell’19 maggio 2015 come segue: Le spese di mediazione comprendono i costi di amministrazione e l’onorario del mediatore, nella misura rispettivamente dell’80% e del 20%.)

Il mediatore può disporre prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, la sospensione della procedura in caso di mancata corresponsione delle spese di mediazione.

Una volta intervenuto il pagamento, il procedimento riprenderà il suo corso ai sensi del Regolamento.

In caso di persistente rifiuto al versamento, la Società dichiarerà definitivamente cessata la procedura di mediazione.

Art.12
Criteri di determinazione dell’indennità così come modificato dall’art.5 del D.M. 06/07/2011 n.145

L’indennità comprende le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione.
Per le spese di avvio, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte un importo di € 40,00 più IVA, per controversie fino a € 250.000,00, oppure di € 80,00 più IVA, per controversie oltre € 250.000,00, che è versato dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento.
Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l’importo indicato nella tabella 1 allegata al presente regolamento (appendice n.1), se si tratta di materie obbligatorie; per le materie volontarie si applicheranno le tariffe di cui alla tabella 2 allegata al presente documento (appendice n.1), di cui diventa parte integrante.
Sono altresì a carico della parte instante le spese vive sostenute dall’organismo e relative al servizio di notifica/comunicazioni varie alle parti convocate nel corso del procedimento.
L’importo massimo delle spese di mediazione per ciascun scaglione di riferimento, come determinato dalle tabella 1 (appendice n.1):
a) può essere aumentato in misura non superiore ad un quinto, tenuto conto della particolare importanza, complessità o difficoltà dell’affare (con verbale del …… dell’Assemblea del ODM, per materie complesse si intendono le mediazioni che presentano una o più di queste caratteristiche: svolgimento di più di 3 incontri di mediazione; richiesta di nomi di un CTU; studio dal parte di mediatore di documenti o fascicoli complessivamente superiori a 50 pagine; procedure con più di 4 parti diverse; svolgimento o presenza di documenti in lingua straniera. In questo caso l’importo massimo delle spese di mediazione per ciascuno scaglione di riferimento sarà aumentato del 20%);

b) può essere aumentato in misura non superiore ad un quinto in caso di successo della mediazione;

c) può essere aumentato di un quinto nel caso di formulazione della proposta ai sensi dell’art.11 del decreto legislativo;

d) nelle materie di cui all’art.5, comma 1 del decreto legislativo deve essere ridotto di un terzo per i primi sei scaglioni e della metà per i restanti, salva la riduzione prevista dalla lettera e) del presente comma, e non si applica alcun altro aumento tra quelli previsti dal presente articolo ad eccezione di quello previsto dalla lettera b) del presente comma;

e) deve essere ridotto a € 40.00 per il primo scaglione e € 50.00 per tutti gli altri scaglioni, ferma restando l’applicazione della lettera c) del presente comma quando nessuna delle controparti di quella che ha introdotto la mediazione partecipa al procedimento.

  1. Si considerano importi minimi quelli dovuti come massimi per il valore della lite ricompreso nello scaglione immediatamente precedente a quello effettivamente applicabile; l’importo minimo relativo al primo scaglione è liberamente determinato.
  2. Gli importi dovuti per il singolo scaglione non si sommano in nessun caso tra loro.
  3. Il valore della lite è indicato nella domanda di mediazione a norma del codice di procedura civile.
  4. Qualora il valore risulti indeterminato, indeterminabile o vi sia una notevole divergenza tra le parti sulla stima, l’organismo decide il valore di riferimento, sino al limite di € 250.000 e lo comunica alle parti. In ogni caso, se all’esito del procedimento di mediazione il valore risulta diverso, l’importo dell’indennità è dovuto secondo il corrispondente scaglione di riferimento.
  5. Le spese di mediazione sono corrisposte prima dell’inizio del primo incontro di mediazione in misura non inferiore alla metà. Il regolamento di procedura dell’organismo può provvedere che le indennità debbano essere corrisposte per intero prima del rilascio del verbale di accordo di cui all’art.11 del decreto legislativo. In ogni caso, nelle ipotesi di cui all’art.5, comma 1 del decreto legislativo, l’organismo e il mediatore non possono rifiutarsi di svolgere la mediazione.
  6. Le spese di mediazione comprendono anche l’onorario del mediatore per l’intero procedimento di mediazione, indipendentemente dal numero di incontri svolti (frase eliminata con verbale del …..). Esse rimangono fisse anche nel caso del mutamento di mediatore nel corso del procedimento, ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari ovvero di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della proposta ai sensi dell’art.11 del decreto legislativo.
  7. Le spese di mediazione indicate sono dovute in solido da ciascuna parte che ha aderito al procedimento.
  8. Ai fini della corresponsione dell’indennità quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi si considerano come un’unica parte.
  9. Gli Organismi diversi da quelli costituiti dagli enti di diritto pubblico interno stabiliscono gli importi di cui al comma 3, ma restano fermi negli importi fissati dal comma 4, lettera d), per le materie di cui all’art.5, comma 1 del decreto legislativo.
  10. Gli importi minimi dell’indennità per ciascun scaglione di riferimento come determinati s norma delle tabelle 1 e 2 allegate al presente sono derogabili (appendice n.1).